Arhiviranje
Arhiviranje dokumentacije: Od zakonske obaveze do urednog poslovanja
Vaša kompanija svakodnevno stvara dokumentaciju. Neki papiri su tu samo kratko, dok drugi čine istoriju i pravni temelj Vaše firme. U Srbiji je oblast arhiviranja značajno modernizovana uvođenjem e-Arhive, što donosi olakšanje, ali i nova pravila kojima je potrebno pravovremeno se prilagoditi.
Ovaj vodič Vam pomaže da razgraničite šta je Vaša obaveza prema državi, a šta dobra praksa za zaštitu Vašeg poslovanja.
Obaveza prema Arhivu Srbije
Preduzeća su dužna da svake godine (u roku od 30 dana od podnošenja godišnjeg izveštaja) dostave prepis Arhivske knjige nadležnom javnom arhivu.
Ažurirano (2025): Razvoj sistema e-Arhiv
Državni arhiv radi na centralizovanom portalu eArhiv. Tokom ove faze, pojedini regionalni arhivi mogu imati privremene tehničke smetnje ili posebne procedure za predaju. Važno je da proverite aktuelne informacije direktno na sajtu svog nadležnog arhiva pre podnošenja dokumentacije.
Ova faza vas ne oslobađa od zakonske obaveze.
Ko je nadležan?
Nadležnost se određuje prema lokaciji sedišta vaše kompanije. To je tzv. teritorijalna (mesna) nadležnost. Primer: ako je vaš DOO registrovan sa sedištem u Beogradu: Istorijski arhiv Beograda je nadležan.
Pogledajte ovde kompletnu listu Državnog arhiva Srbije.
1. Zakonski okvir (šta država očekuje od Vas?)
Poslovanje u Srbiji po pitanju dokumentacije reguliše nekoliko ključnih zakona. Iako zvuči suvoparno, važno je znati gde gledati:
Zakon o arhivskoj građi: Osnovni zakon koji Vas definiše kao “stvaraoca dokumentarnog materijala”. On zahteva da vodite evidenciju (Arhivsku knjigu) i štitite dokumentaciju od uništenja.
Zakon o elektronskom dokumentu: Ključan propis koji potvrđuje da je digitalni dokument, potpisan kvalifikovanim e-potpisom, pravno jednak papirnom originalu.
Zakon o elektronskom fakturisanju (SEF): Propisuje da se e-fakture moraju čuvati 10 godina u sistemu koji garantuje njihovu nepromenljivost.
DOO: Vrši “arhiviranje” u smislu arhivskih propisa i komunikacije sa arhivom.
Preduzetnik: Preduzetnici su izuzeti od obaveze dostavljanja Arhivske knjige javnom arhivu (za sada), ali ne i od obaveze njenog vođenja i čuvanja dokumentacije.
2. Česta dilema: šta je “original”?
Pravilo je jednostavno:
Pravilo formata
Original je onaj format u kojem je dokument izvorno nastao i bio potpisan.
Digitalni original: Ugovor potpisan e-potpisom (npr. potpisan kvalifikovanim elektronskim potpisom). Original je digitalna datoteka. Njegova štampa je samo kopija.
Papirni original: Ugovor potpisan hemijskom olovkom. Njegov sken je samo kopija (operativna olakšica, ali ne i dokaz na sudu bez papira).
3. Rokovi čuvanja: Koliko dugo čuvati dokumenta?
Ne postoji jedan rok za sve. Dokumentaciju treba posmatrati slojevito:
| Vrsta dokumenta | Rok čuvanja | Pravni osnov |
|---|---|---|
| E-fakture (SEF) | 10 godina | Zakon o elektronskom fakturisanju |
| Ugovori (komercijalni) | 10 godina od prestanka | Zakon o obligacionim odnosima (zastarelost) |
| Ugovori o radu i kadrovska evidencija | 50 godina (za neke dokumente) | Zakon o radu, Pravilnik o sadržaju i načinu vođenja evidencije |
| Poslovne knjige i računovodstveni dokumenti | 10 godina od dana završetka poslovne godine na koju se odnose | Zakon o računovodstvu (član 23) |
| Godišnji finansijski izveštaji | Trajno | Zakon o računovodstvu |
| Poreska dokumentacija | 5–10 godina | Zakon o poreskom postupku i poreskoj administraciji |
| Podaci o ličnosti (GDPR) | Do ispunjenja svrhe + zakonski rok | GDPR + Zakon o zaštiti podataka o ličnosti |
4. Kako uspostaviti “Pouzdanu” e-Arhivu?
Ako odlučite da ugovore i dokumentaciju čuvate isključivo digitalno, taj sistem mora da ispuni četiri kriterijuma kako bi sutra bio validan dokaz:
Integritet: Da niko nije menjao sadržaj nakon potpisivanja.
Autentičnost: Da se nedvosmisleno zna ko je autor/potpisnik.
Dostupnost: Da dokument možete pročitati i za 5 godina (pazite na formate fajlova).
Logovanje: Jasna evidencija o tome ko je dokumentu pristupao.
5. Kontrolna lista za Vašu internu arhivu
Savetujemo nova preduzeća da od prvog dana postavite jednostavna pravila:
Klasifikacija: Odvojite ugovore, kadrovsku dokumentaciju i fakture u jasne foldere.
Imenovanje: Koristite logičan sistem (npr.
2024-12-28_Ugovor_Partner_Opis.pdf).Backup: Digitalna arhiva sa barem jednom rezervnom kopijom na drugoj lokaciji (Cloud/Eksterni disk).
Arhivska knjiga: Vodite evidenciju u tabelarnom proračunu (npr. Excel) ili namenskom softveru kako biste svake godine mogli lako da dostavite prepis nadležnom javnom arhivu.
Savet za startape
Ne trošite sate na komplikovane sisteme odmah na početku. Bitno je da imate jasan sistem gde i šta stoji i da razlikujete e-potpisane originale od običnih skenova
Aneks - pojmovi
Osnovni pojmovi da se ne pomeša terminologija:
- Arhivska knjiga: Glavna evidencija koju vodite kontinuirano od osnivanja; redni brojevi se ne resetuju.
- Prepis: Kopija arhivske knjige za jednu godinu – to se šalje arhivu, ne cela knjiga.
- Dopis: Propratno pismo uz prepis ili predaju akata.
- Dopuna: Unos novih stavki u arhivsku knjigu tokom godine; arhivu se šalje ceo prepis na kraju godine, ne parcijalne dopune.
- Arhivska jedinica: Logička celina (npr. „Ulazne fakture 2025"), ne pojedinačan dokument.
- Dokumentarni materijal: Sva dokumenta nastala radom društva.
- Arhivska građa: Deo dokumentarnog materijala trajne vrednosti (osnivački akt, statusne izmene, zapisnici, odluke itd.).
Poslednja izmena: 28. decembar 2025.