Fakturisanje: Pravila i Praksa

Izdavanje faktura u Srbiji regulisano je zakonom, ali praksa zavisi od toga kome prodajete i da li ste u sistemu PDV-a. Ovaj vodič će vam pomoći da razumete kada koristiti SEF, a kada fiskalnu kasu.

Zašto je ovo važno i za preduzetnike (paušalce)?

Iako za domaće B2B transakcije sa drugim privatnim subjektima tehnički niste obavezni da koristite SEF ako niste u PDV-u, u savremenoj poslovnoj praksi ovo je retko primenljivo. Skoro sve firme danas zahtevaju fakture preko SEF-a radi automatizacije, sigurnosti i lakšeg knjiženja. Stoga, čak i kao paušalac, otvaranje SEF naloga postaje standard za ozbiljniji posao.

Brza orijentacija: kada šta koristim? 

  flowchart TD
    Q[Kome prodajem?]
    
    Q --> A[Firmi u Srbiji]
    Q --> B[Firmi u inostranstvu]
    Q --> C[Građaninu]
    
    A --> A1[📄 SEF<br/>e-Faktura portal]
    B --> B1[📧 PDF faktura<br/>Email + Reverse Charge]
    C --> C1[🧾 Fiskalna kasa<br/>e-Fiskalizacija]
    
    style Q fill:#6c757d,color:#fff
    style A1 fill:#28a745,color:#fff
    style B1 fill:#ffc107,color:#000
    style C1 fill:#dc3545,color:#fff
  • Pravno lice → Pravno lice = SEF (Sistem e-Faktura)
  • Pravno lice → Fizičko lice = Fiskalna kasa (e-Fiskalizacija)

1. Sistem Elektronskih Faktura (SEF)

Šta je SEF?

SEF je državni portal za razmenu faktura između pravnih lica. Faktura se izdaje elektronski, digitalno potpisuje i automatski šalje kupcu kroz sistem. Poreska uprava ima uvid u sve transakcije.

SEF kao funkcionalnost, ne samo obaveza

Ne mora na SEF da se gleda kao na komplikaciju birokratije, već kao:

  • Besplatnu e-arhivu za fakture (država čuva fakture 10 godina)
  • Automatizaciju (ne morate ručno slati PDF-ove)
  • Dokaz (digitalno potpisana faktura je pravno validna)

Ko mora da koristi SEF?

Prema Zakonu o elektronskom fakturisanju, obavezu korišćenja SEF-a imaju:

  • Svi subjekti javnog sektora (državne institucije, javna preduzeća)
  • Pravna lica i preduzetnici u sistemu PDV-a
  • Dobrovoljni korisnici (koji su se sami prijavili)

Ključna “zamka” za obveznika van PDV-a

Oprez

Čak i ako vaša preduzeće nije u sistemu PDV-a, morate koristiti SEF u sledećim situacijama:

A) Kada primate fakturu:
Ako kupujete od firme koja je u PDV-u, ona vam mora poslati e-fakturu kroz SEF. Da biste tu fakturu prihvatili (što je osnov za plaćanje i knjiženje), morate imati otvoren SEF nalog.

B) Transakcije sa javnim sektorom:
Ako vaše preduzeće (čak i van PDV-a) prodaje bilo šta državi ili javnom preduzeću, zakonski ste obavezni da im pošaljete e-fakturu kroz SEF.

Postoje li izuzeci? (Kada se NE ide preko SEF-a)

Da, ali retki:

SituacijaSEF obavezan?Objašnjenje
DOO (van PDV-a) → Druga firma (van PDV-a)Tehnički ne, ali…U praksi retko. Većina firmi zahteva SEF radi automatizacije.
Paušalac → Druga firmaNePaušalac može izdavati “obične” PDF fakture, osim ako radi sa državom.
Bilo ko → Fizičko lice (građanin)NeKoristi se fiskalna kasa (B2C).

Kako funkcioniše SEF u praksi?

Korak po korak:

  1. Registracija: Prijavite se na SEF portal
  2. Izdavanje fakture: Popunite podatke o usluzi/robi, kupcu, iznosu
  3. Digitalno potpisivanje: Faktura se automatski potpisuje vašim kvalifikovanim e-potpisom
  4. Slanje: Faktura se šalje kupcu kroz sistem (ni email, ni pošta)
  5. Prijem: Kupac prima fakturu u svom SEF nalogu i potvrđuje prijem
  6. Arhiviranje: SEF besplatno čuva sve fakture 10 godina

2. Fiskalna kasa (e-fiskalizacija)

Kada koristite fiskalnu kasu?

Uvek kada prodajete fizičkim licima (građanima) – bez obzira da li je to u radnji, online ili na terenu.

Primeri:

  • Prodaja u prodavnici
  • Usluge kod kojih plaća fizičko lice (frizerski salon, auto servis)
  • Onlajn prodaja građanima (e-commerce / webshop)

Kako funkcioniše?

  1. Fiskalna kasa (hardver ili softver) izdaje račun
  2. Račun se automatski šalje Poreskoj upravi u realnom vremenu
  3. Kupac dobija račun (papirni ili elektronski)

3. Fakturisanje za inostranstvo (izvoz usluga)

Ako pružate usluge inostranim firmama (npr. preko Upwork-a, za strane klijente), fakturu ne šaljete kroz SEF.

Postupak:

  1. Izdajete PDF ili Word fakturu (na engleskom jeziku)
  2. Šaljete je klijentu emailom
  3. Faktura mora sadržati “Reverse Charge” klauzulu (porez se ne obračunava u Srbiji)
  4. Čuvate kopiju fakture u svojoj arhivi

Vidite naše šablone

Preuzmite gotove šablone za inostrane fakture na stranici Modeli Faktura.

4. Praktična pitanja i odgovori

Da li mogu da izdajem “obične” PDF fakture?

  • Za inostranstvo: Da, PDF faktura je standard.
  • Za domaće firme (B2B): Tehnički možete ako obe firme nisu u PDV-u, ali u praksi 99% firmi zahteva SEF.
  • Za građane: Ne, mora fiskalna kasa.

Šta ako zaboravim da pošaljem fakturu kroz SEF?

Poreska uprava može primetiti diskrepancu između vaših prijava i stvarnih transakcija. Rizikujete kaznu i reviziju.

Da li moram imati fiskalnu kasu ako radim samo B2B?

Ne. Ako radite isključivo sa firmama, ne treba vam fiskalna kasa – samo SEF nalog.

Koliko košta SEF?

Ništa. SEF je besplatan državni servis.

5. Kontrolna lista za izdavanje faktura

  • Odredite tip transakcije: B2B (pravno lice - pravno lice) ili B2C (pravno lice - fizičko lice)?
  • Za firmu B2B: Proverite da li vi i kupac imate SEF naloge
  • Za fizičko lice B2C: Koristite fiskalnu kasu (pdf + fiskalni račun ako je promet na malo)
  • Za inostranstvo: Pripremite PDF fakturu sa “Reverse Charge” napomenom
  • Arhivirajte: Čuvajte kopije svih faktura (SEF to radi automatski za B2B)

Savet za početnike

Ne komplikujte sebi život na početku:

  • Ako radite samo sa firmama → otvorite SEF nalog odmah
  • Ako prodajete građanima → nabavite fiskalnu kasu
  • Ako radite za inostranstvo → koristite naše šablone faktura

Sve ostalo dolazi sa praksom.